admin / 09.12.2018

Ремембер зе милк

Прикручиваем GTD к Remember The Milk

Добрый день, уважаемые хабравчане. В данной топике я бы хотел представить вольный перевод статьи Дуга Айртона, о том, как приспособить сервис Remember The Milk (далее RTM) для работы с системой Getting This Done. О самой GTD писать нет смысла — это уже много раз делали до меня. А вот на чем стоит остановиться – так это на допиливании любимого многими Remember The Milk под эту систему.
Честно говоря, GTD я увлекся год назад и, переехав на Android, стал искать удобную программу для работы с задачами и списками. Перебрав довольно много приложений, я наткнулся на парочку программ синхронизации с сервисом RTM и пошел копать в этом направлении. Скажем так, прямо «из коробки» RTM мало приспособлен для работы с контекстами. Но если применить смекалку…
Скажу сразу – для себя я выбрал другую систему и другие программы. Если интересно почему, то вот и я об этом довольно подробно рассказываю. Сегодня же мне бы хотелось остановится именно на RTM – сервисе в России довольно популярном и почти что локализованным.
Оригинал статьи blog.rememberthemilk.com/2008/05/guest-post-advanced-gtd-with-remember-the-milk
===============
Об авторе: Дуг Айртон работает старшим инженером-разработчиком на базе Windows Server в компании NordStom (продавце одежды класса люкс, расположенной в Сиэтле). Дуг – активный пользователь RTM, и после года возни с настройками сервиса ему удалось создать хорошо отлаженную систему. По крайней мере, он сумел разобраться со всеми рабочими задачами и способен научить других, как эффективно работать со списками, тегами, смарт-списками и местами.
Итак, что же должна уметь хорошая GTD-система:
1.Позволять отслеживать ежедневные задачи (к примеру: заехать в химчистку) и проекты (к примеру: создать сайт).
2. Сделать еженедельный обзор задач как можно более простым. Обзор позволит быстро пробежаться по каждому из проектов и определить дальнейшие действия, задачи «повисшие в воздухе» (иначе говоря, ожидающие каких-либо событий «из вне») и задачи, делегированные другим.
3. Задавать задачам контексты (такие как @Работа, @Дома, @Звонки, @Продуктовый магазин и т.п.)
4. Позволять сфокусироваться на наиболее важных задачах, необходимых к исполнению именно сегодня.
Система GTD имеет пять рабочих этапов: сбор задач, обработка, организация, обзор, и выполнение. Следуя этим шагам и используя Remember The Milk вы сможете перенести все ваши проекты и задачи из головы в проверенную, а главное, рабочую систему. Более того, вы сможете выполнять несколько задач одновременно, работая с умными списками (смарт-спискам), отображающими только те задачи, которые необходимо выполнить именно сегодня. Причем, задачи автоматически будут разделены разделены на контексты.
Первичная настройка RTM занимает всего 30-40 минут. После чего еженедельный обзор (Дуг пишет его с большой буквы, Еженедельный Обзор), добавление/удаление задач и проектов и т.п действия – это все, что вам понадобится для поддержания системы в порядке.
Создание списков «Личные задачи на день» и «Рабочие задачи на день»
Начните с создания двух списков «PS-Daily» и «WK-Daily», чтобы изо дня в день следить за личными и рабочими задачами. Вы будете включать в эти списки все ваши единичные задачи (т.е. задачи не входящие в какой-то проект), такие как «заехать в химчистку», «сводить собаку к ветеринару» или «отправить апрельский счет за телефон своему боссу для возмещения». Еще раз отмечу, что в эти списки должны входить только те задачи, которые не входят в какой-либо проект. О задачах, входящих в проекты, мы поговорим ниже.

Не обращайте пока внимание на синие теги, написанные после каждой задачи. О том, что это такое, мы поговорим ниже.
Создание списка для каждого из проектов
После того, как вы объединили все свои единичные дела в личный и рабочий список, создайте отдельный список для каждого личного и рабочего проекта (к примеру, «купить дом», «сверстать бюджет»). Не думайте о проекте как о работе, требующей коллектива исполнителя и отдельного руководителя. В GTD под проектом подразумевается любое действие, требующее более чем два шага. Проекты, требующие менее 3-х задач (шагов) разумнее включить в общий личный или рабочий список.
Рекомендуется в начале имени каждого из проектов добавлять маркеры PS- или DS-, это позволит отличить личные проекты от рабочих.

Для каждого из проектов следует сформулировать конечную цель (S.M.A.R.T) и оформить ее в качестве задачи. Это позволит сразу видеть цель вашего проекта, когда просматриваете общий список проектов. К примеру, если вашей целью является покупка дома до начала лета, то следует создать проект «PS-КупитьДом» с задачей «… купить дом, содержащий 3 спальни, две ванные, расположенный по соседству с парком Гринвуд». Все последующие задачи должны логически вытекать из первой.
Мозговой штурм и маркировка задач как «следующее действие»
Теперь, когда вы создали ваши списки проектов и определились с целями каждого из них, раз в неделю (или чаще, все зависит от ваших предпочтений) следует вносить новые задачи в свои списки до тех пор, пока вы на охватите задачами все то, что можно вообще охватить.
Их этого списка задач каждую неделю вы будете выделять т.н. «следующие действия» и помечать их тегом NA (next action). Эти задачи могут быть не связаны с друг другом линейно (этой связкой мы озаботились в проектах), однако все вместе они являются задачи на неделю. Завершенные задачи будут автоматически исключаться из списка.
В списке, приведенном внизу в качестве примера, я выделил 5 задач для моего проекта «PS-КупитьДом». Только два из низ имеют тег «следующее действие» (т.е. «na»). Это «написать друзьям письмо с просьбой посоветовать риэлтора» и «закрыть счета у неиспользуемых кредиток» (не совсем понятно, почему эта задача попала в этот проект – прим. переводчика).

Далее, мы будет использовать RTM теги для маркировки наших задач в соответствии с контекстами (@Работа, @Дома, @Звонки, @Продуктовый магазин). После того, как мы это сделаем, я расскажу как использовать «умные списки» для фильтрации ваших «следующих» дел по контекстам.
Использование тегов и мест для создания контекстов (@Дома, @Работа, Web и т.д.)
Контексты являются одним из ключевых понятий GTD и позволяет фильтровать «следующие действия». Например, когда вы находить в центре города вы можете ограничить свои задачи только теми, которые необходимо сделать в этом районе. В субботу утром вы можете просмотреть задачи из смарт-списка «@Поручения» и решить, какие поручения выполнять. На работе вы можете руководтсвоваться своим смарт-списком «@Работа»
Физические контексты, такие как «Дом», «Центр города» или «Работа» должны быть созданы как Места (в RTM есть такой раздел). Это дает дополнительное преимущество в виде привязки к Google Maps. Помните, что вы должны создать «место» для каждого из своих географических мест, где вы регулярно выполняете какие-либо задачи. Мои места выглядят как @Дома, @Работа и @Центр.
Логические контексты, такие как «Web», «Звонки» или «Поручения» должны быть заданы с помощью тегов. Вы создаете новые теги автоматически, набирая слова в поле «теги» во вкладке «задачи». Если писать теги через запятую, то задаче будет присвоено несколько тегов. Некоторые люди перебарщивают с количеством тегом, поэтому я рекомендую ограничиться наиболее общими и полезными. К примеру: «@работа», «@звонки», «поручения» и т.п.

На картинке изображена задача «позвонить в ресторан и забронировать столик», отмеченная тегами «@звонок» и «следующее действие», а так же маркером «@работа» в качестве местоположения.
Даже если эта задача является личной, я отметил ее маркером «работа», так как хочу выполнять ее в течении рабочего дня, т.к. ресторан открыт именно в это время.

Заметим, что и местороложения и теги попадают в т.н. «облако тегов». В результате вы получаете простой способ отображения всех задач для каждого из контекстов — просто нажмите на нужное «место» или тег. Правда, пользоваться смарт-списками (или умными списками) еще удобнее.
Создание смарт-списков для разделения задач по контекстам
Ваш ежедневный и по-проектный списки соответствуют первым четырем фазам GTD (сбор, обработка, организация и обзор) т.е. переносу всех задач и проектов из вашей головы в проверенную и хорошо организованную систему. RTM-списки фокусируют ваше внимание на заключительном и самом важном этапе – выполнению ваших дел.
Смарт-списки в RTM позволяют вам фильтровать массив задач нужным для вас образом. Подобно тому, как списки в проекте позволяют вам просмотреть все задачи внутри этого проекта, смарт-списки могут использоваться для фильтрации дел по, к примеру, «дальнейшим действиям» или по делам, необходимым для выполнения дома (а так же на работе, и в интернете).

К примеру, эта иллюстрация показывает мой смарт-список «поручения». Панель списков справа показывает, какой именно из смарт-списков отображается. В данном случае, это задачи, помеченные тегами «@поручения» и «следующее действие» (т.е. «na»). Таким образом, в этот список попадают только задачи, отмеченные этими двумя тегами.

Мой смарт-список «работа» является более сложным примером. Я хочу, чтобы в нем отображались все задачи из «следующих действий» и, поскольку я работаю в центре и выбегаю на обед, личные задачи, которые я должен сделать в центре города (к примеру, заскочить в химчистку). Список, отображенный на картинке сверху содержит задачи, отмеченные тегами «следующее действие» и местоположением «центр города». При этом список отмечен фильтром «без задач, заканчивающихся через две недели от сегодняшнего дня». Я использую этот фильтр, чтобы сосредоточиться только на ближайших задачах и не обращать внимания будущие задачи.
Обратите внимание, что задача «заскочить в химчистку» отображается сразу в двух списках: списке поручений и списке «работа». Смарт-списки позволяют мне быть гибким и позволить выполнить эту задачу либо в обеденный перерыв, либо в субботний день (при разборе списка поручений).
Недавно я завел еще одни смарт-список, озаглавленный @Work-MIT, куда я заношу наиболее важные задачи (MIT — Most Important Tasks). Как только мой список, содержащий «следующие действия» по работе становится необъятным, я начина работать только со списком @Work-MIT. Как вы можете увидеть из таблички ниже, в этот список входят только задачи первого и второго приоритета (важности). Как только с задачами из @Work-MIT будет покончено, я вернусь к своему обычному списку.
Название смарт-списка: Условия попадания в список
@Дома: тег «na» и местоположение «@Дома»
@Звонки: тег «na» и тег @Звонки
@Поручения: тег «na» и тег @Поручения
Web: тег «na» и тег Web
@Работа: тег «na» и местоположение «@Работа» или @Центр. А так же фильтр «без задач, заканчивающихся через две недели от сегодняшнего дня»
@Work-MIT: тег «na» и местоположение «@Работа» или @Центр. А так же фильтр «без задач, заканчивающихся через две недели от сегодняшнего дня». Приоритет: только 1 или 2.
Списки «Ожидающие» и «Когда-нибудь/может быть»
Существуют задачи, которые необходимо держать на контроле, но зависящие от других людей. Например, вы можете ждать часть работы от сотрудника, чтобы закончить новый дизайн логотипа для веб-сайта, над которым работаете. Или вы ожидаете возврата долга, чтобы купить себе новый айфон. Все эти задачи относятся к категории «Ожидающие» и должны отслеживаться отдельно от ваших текущих списков дел. Поэтому, вместо пометки «na» (т.е. следующее действие) мы помечаем их тегом «wait», т.е. «ожидать».

Любие задачи, делегированные другим людям, должны быть помечены этим тегом. Я так же завел теги с именами тех, кому делегирую задачи. К примеру, тег «K» для моей жены и «Aaron» для своего помощника. Выделение отдельного тега для человека позволяет внести его в облако тегов и быстро посмотреть все задачи, связанные с этим именем. Это бывает особенно полезно, когда готовишься к встрече с этим человеком.
Название смарт-списка: условия попадания в список
PS-Ожид: тег «wait» и исключаем место @Работа
WK-Ожид: тег «wait» и место @Работа или @Центр
И в заключении, создадим списки PS-Someday и WK-Someday для отслеживания рабочих и личных проектов, относящихся к категории Когда-нибудь/Может быть. Это может быть кругосветное плавание или чтение «войны и мира», редизайн сайта или что-нибудь в этом же духе. Обращаю ваше внимание на то, что эти списки являются обычными, а не смарт-списками.
Перенесите все проекты, попадающие под категорию «когда-нибудь» в эти списки, чтобы придержать их на будущее. Будьте уверены, что задачи из этой категории не содержат тегов «na» и «wait», чтобы они не отображались в других местах (к примеру, в «работе»). Вы будете просматривать эти списки во время своих еженедельных обзоров и помечать их нужными тегами в тот момент, когда проект из категории «когда-нибудь» дозреет до перемещения в список насущных дел.
Списки PS-Someday и WK-Someday станут надежным местом для хранения всех тех дел, которые вы еще не готовы сделать, но и не хотели бы о них забывать. При желании, вы можете установить напоминание с конкретной датой, если хотите вспомнить о каком-то деле, скажем, через 6-ть месяцев.
Прочие простые и смарт-списки (для приведения системы напоминаний в целостный вид)
Я использую еще несколько других списков, чтобы следить за вещами:
1. iTunes список песен, которые я слышу по радио, что я хочу купить
2. Список книг книги для чтения
3. Список для отслеживания вещей, которые я взял у друзей (или друзья взяли у меня). Я рекомендую ставить напоминания, чтобы помнить о времени возращения.
И еще я создал смарт-список WK-WeeklyStatus для автоматического создания еженедельных отчетов о проделанной работе. Теперь RTM присылает мне этот список каждую неделю по электронной почте.
Название смарт-списка: условия попадания в список
WK-WeeklyStatus: завершенные в течении одной недели от сегодняшнего дня, место @Работа. Но не включает дела из списка PS-Daily
Заставляем все это работать вместе
Каждый раз, когда вы разбираете свою корзину «входящие», все дела, требующие больше 2-х минут на исполнение должны быть помечены соответствующей меткой. Я перемещаю любые электронные письма, связанные с каким-либо проектом, в отдельную папку, озаглавленную тем же именем, что и проект в RTM. Когда проект будет завершен, я просто удалю или перемещу в архив соответствующий список в RTM и папку электронной почты. Кстати, если вы пользуетесь Firefox, я настоятельно рекомендую вам использовать RTM Firefox extension.
Вы так же должны делать еженедельный обзор своих дел, и это, наверное, самое трудное в GTD. Помните, что обзор – это клей, который скрепляет всю вашу систему вместе. Используете еженедельные обзор для мозгового штурма новых задач, выявления и маркировки «следующих действий», перемещения задач между списками. Обращайте внимание на списки «когда-нибудь» и не забывайте про списки «ожидающие», чтобы помнить о том, какие события вы отслеживаете.
Как только вы записали ваши задачи и определили свои следующие действия, вы готовы приступить к работе с вашими смарт-списками. Выберете список для текущего контента (к примеру @Работа) и начните работать. Вы можете выполнять задачи, основываясь на том, есть ли у вас время и силы для выполнения каких-то конкретных задач, или выбрать случайную задачу. Все зависит от вас. Помните, что каждая завершенная задача, это еще одни шаг к завершению одной из ваших целей.
Remember The Milk – мое любимое веб-приложение, т.к. оно поддерживает все пять фаз GTD (сбор, обработку, организацию, обзор и выполнение) в автоматическом, бесшовном режиме. Его простые, но мощные инструменты помогают мне сосредоточиться на выполнении свое работы, а не на бесконечной возне с системой. Тем самым двигая мою жизнь вперед шаг за шагом.
================
Поправки перевода приветствуются.

Обзор Remember the Milk. Молочный список задач с мозгами

Романов Станислав 05.02.2016 5918

Remember the Milk — один из первых популярных облачных сервисов для повышения продуктивности, именно таким он стал, запустившись в 2005 году, до выхода на рынок Wunderlist и Todoist. Но он пропал с радаров, как только пользователи начали переходить в другие приложения, Evernote и Any.DO. С выходом обновления, кажется, команда надеется возродить «молочный» список задач.

Да, ещё раз напомню. Remember the Milk — это сервис для составления списков задач (который некоторые считают приложением для списка покупок). И, несмотря на наступивший 2016 год, у приложения нет авторизации через социальные аккаунты (хотя, в веб-интерфейсе есть).

Кликните для увеличения

Что удивительно, но до сервиса я добрался впервые, хоть и знал о существовании. Его веб-версия работает на всех основных браузерах. И в отличие от конкурентов, интерфейс здесь действительно удобнее. Больше скажу: структура функций и список задач выстроены логичнее и удобнее, нежели в Todoist, который в погоне за минимализмом скрывает очевидные и необходимые вещи.

Хотя, конечно, в «молочном» сервисе единственной инновацией в левой колонке стала функция умных списков. Это своеобразные агрегаторы или фильтры. Например, вы любите добавлять какие-то крупные рабочие задачи только через Evernote, выставляя им высокий приоритет и добавляя подзадачи. Но, чтобы они не валялись среди остальных, можно создать такой «умный» список, собирающий подобные рабочие задачи.

Более того, любители расширенных настроек могут вводить параметры фильтров вручную, без подсказок. Но это, конечно, высший «молочный» пилотаж.

Когда речь заходит о доступности задач в других местах, можно отыскать Remember the Milk также для Mac, iPhone, BlackBerry и Android. Но меня интересует скорее свежая версия под последнюю платформу.

Обновление до 4-й версии для Android приносит совершенно новый пользовательский интерфейс, подзадачи и улучшение нескольких других функций. Интерфейс теперь полностью в Material-стиле. Приложение стало гораздо чище и проще в использовании. До обновления Remember the Milk не мог двигаться дальше, учитывая свой облик 2005 года.

Кликните для увеличения

Только, как и следовало ожидать, сюрпризы ждут дальше. Не думал, что Remember the Milk доросли до четвёртой версии и до сих пор страдают кривым переводом. В одном меню могут присутствовать как пункты на русском языке, так и на английском. Уж оставили бы тогда свой, родной. Куда приятнее видеть единообразие.

На следующем шаге я понял, что Todoist ещё не так плох. Виджеты и напоминания в Remember the Milk предусмотрены только для Pro-пользователей. Это чересчур жёстко даже для нынешних пользователей Todoist, где нужно платить только за уведомления, а виджеты хотя бы доступны и на них можно взглянуть, опробовать в действии.

Но что я всё о плохом. У «молочного» списка задач появилось несколько других возможностей в обновлении:

  • Работа в автономном режиме, без подключения к интернету.
  • Установка даты начала задачи — это позволяет отслеживать, когда должна начаться работа над конкретной задачей.
  • Сортировка.
  • Индивидуальные напоминания задач.
  • Цвета уведомлений и тегов.
  • Создание подзадач.
  • Улучшенные параметры доступа.

В этом обновлении сервис, помимо прочего, уделил внимание изменениям в своей тарифной сетке, которую компания не меняла с 2007 года. Новым пользователям за премиум-подписку необходимо будет платить $40 в год (или $4 в месяц), но в целом это оптимальный ценник. Существующие пользователи смогут платить по прежним ценам до августа 2017 года.

Кликните для увеличения

С Wunderlist я этот сервис сравнивать не берусь хотя бы потому, что сам не оценил преимуществ Wunderlist. Но вот с Todoist они удивительно схожи. В этих сервисах мне искренне нравится отображение самих списков, перемещение задач на другую дату и возможность гибко настроить параметры задач.

Как и с любыми другими продуктами, здесь есть что сравнить. Todoist предлагает мне виджеты для быстрого доступа, а Remember the Milk готов создать все условия для персональной кастомизации. В Todoist всегда всё понятно, каждый параметр задачи на своём месте, а у Remember the Milk есть те же умные списки с фильтрами. И хоть премиум-функции у них похожи, очевидно же, что интерфейсы и концепции отличаются.

Кликните для увеличения

Компания уверяет, что вскоре запустит клиенты сервиса под Linux и Windows, и тогда все платформы смогут синхронизироваться друг с другом. Только успеет ли «молочный» сервис вернуть к себе пользователей или удержать оставшихся? Пожалуй, хотя бы обновлённым интерфейсом.

Если же ищите удобный список задач, то тут действуют прежние правила игры. У каждого сервиса сови особенности, хоть и функции одинаковые. Например, Remember the Milk уделяет чуть больше внимания чёткой структуре, но типичные фишки тут давно платные, поэтому, если решили пользоваться, придётся платить.

FILED UNDER : Железо

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*